Canal de denuncias
¿Qué es?
Es una herramienta para informar a la alta dirección, de forma anónima, de cualquier incumplimiento del Código Ético y de las normativas internas y externas que proceda, así como cualquier riesgo que el informante considere.
El Código Ético de una organización obliga al cumplimiento de las normativas internas y externas.
Los incumplimientos al Código Ético pueden suponer graves riesgos e incluso ilícitos penales, por esto es un deber de cualquier empleado informarlos, y así debe explicitarse en el procedimiento del Canal de denuncias.
Sobre todo en culturas latinas, el Canal de denuncias tiene mala fama como "canal de chivatos"; sin embargo, la información de un incumplimiento es una acción ética; así debe tratarse en la capacitación que se realice al efecto.
La información de un incumplimiento es una obligación ética
El Canal de denuncias tiene su origen en la administración pública norteamericana (Lloyd-La Follete Act de 1912, Whistleblower Protection Act de 1989). Y, para las empresas estadounidenses cotizadas y sus filiales en Europa, en la Sarbanes-Oxley Act de 2002. En España se introdujo en el Código Penal LO/2015, donde exige en el art. 31 bis 5 4º CP que impongan «la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención».
La norma ISO 19600:2015 (Sistemas de gestión de compliance. Directrices) menciona el Canal de denuncias como una función de compliance (5.3.4) y como método de recogida de información (9.1.4).
¿Quién puede utilizar el canal de denuncias?
Los empleados de la organización deben utilizar el canal de denuncias de forma obligatoria, pero es muy conveniente que puedan utilizarlo también de forma voluntaria los proveedores y los clientes (como una alternativa al defensor del cliente o similar).
El sistema de Tecnología de la Información que se utilice tiene que garantizar la seguridad y la confidencialidad de las comunicaciones, cuidando de cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos.
Las personas tienen que estar seguras de su anonimato y protección para que puedan informar de forma libre y sin temores.
Las personas que trabajan para una organización pública o privada, o están en contacto con ella en el contexto de sus actividades laborales, son a menudo las primeras en tener conocimiento de amenazas o perjuicios para el interés público que surgen en ese contexto. Al informar sobre infracciones del Derecho de la Unión que son perjudiciales para el interés público, dichas personas actúan como denunciantes (en inglés conocidas coloquialmente por whistleblowers) y por ello desempeñan un papel clave a la hora de descubrir y prevenir esas infracciones y de proteger el bienestar de la sociedad. Sin embargo, los denunciantes potenciales suelen renunciar a informar sobre sus preocupaciones o sospechas por temor a represalias. En este contexto, es cada vez mayor el reconocimiento, a escala tanto de la Unión como internacional, de la importancia de prestar una protección equilibrada y efectiva a los denunciantes.
En 2021 se preve que todas las empresas de más de 50 empleados estarán, obligadas a contar con un canal de denuncias; también las de menos de 50 que tengan especiales riesgos (a la salud, medioambiente, etc.)
¿Cómo se implanta?
Una vez que la alta dirección decide su implantación, debe planificarse su implantación.
Lo primero es elaborar el procedimiento del Canal de denuncias, con la asignación de las responsabilidades, los recursos y la descripción del proceso.
La responsabilidad del Canal de denuncias debe ejercerla, o bien un directivo de Auditoría Interna, Compliance, Calidad o Jurídico, o bien un comité con un líder de la alta dirección y dos personas operativas de las citadas direcciones.
La información del Canal de denuncias debe clasificarse como "reservada" y anónima.
Una buena vía, y la más habitual, es por web, con una aplicación incluida en la intranet de la organización. Pero aún así puede haber sospechas de falta de seguridad y confidencialidad, por lo que recomiendo la contratación de un proveedor que haga de intermediario entre el denunciante y la persona o comité receptor de la denuncia. Esta organización especializada, además cumplir con todos los requisitos técnicos y legales, realiza los filtros y las gestiones correspondientes,
Independientemente de cuál sea la vía de comunicación: correo postal, correo electrónico, intranet, externo, etc., la información debe llegar solo a un buzón; y a este buzón solo pueden acceder las personas designadas en el procedimiento, responsables de su filtro y tratamiento.
Proceso
- Una persona decide emitir una información sobre un incumplimiento
Sugiero que se abra el espectro de información y no solamente se pueda informar sobre incumplimientos del Código Ético, o equivalente, de la organización, sino a cualquier a cualquier incumplimiento legal y normativo, tanto interno como externo, y a cualquier riesgo que el denunciante considere.
- La información del Canal Ético llega al buzón de denuncias.
En el momento que una denuncia llega al buzón de denuncias, automáticamente se numera de forma correlativa (o como se decida en la organización) y queda bloqueada su edición y su eliminación.
- La información se analiza y se filtra
Una vez analizada, el líder del canal o comité al efecto decide si tomarla en consideración o no. El motivo de no tomarla en consideración es que el denunciante no aporta la mínima información para realizar cualquier averiguación posterior. Con las denuncias que se toman en consideración, muchas se referirán no a denuncias en sí, sino a problemas o incidentes de otro tipo (generalmente asuntos de Recursos Humanos tales como remuneración, acoso o mal clima laboral); en estos casos conviene trasladarla a la dirección o responsable que corresponda para que conozca y, eventualmente, soluciones o investigue. El resto de las informaciones, pueden considerarse denuncias de mayor o menor calado, que necesitan ser investigadas. La investigación la puede llevar a cabo el propio responsable del canal, el comité o trasladarla a un equipo de auditoría interna.